Perusteista perehdytystä
Olen viimeisten vuosien aikana pitänyt paljon ääntä perehdytyksestä. Perehdytys alkaa jo ennen kuin työntekijä on kirjoittanut työsopimuksen. Laadukas perehdytys myös sitouttaa uusia työntekijöitä sekä tuottaa liiketoiminnallisia vaikutuksia positiivisesti. Miksi sitten usein perehdytykseen suhtaudutaan vähättelevästi, sen koetaan olevan jotain oman työn päälle tapahtuvaa välttämätöntä pakkoa. Olen useissa tilanteissa saanut olla kehittämässä prosesseja sekä luomassa uutta näkökulmaa perehdytyksen laatuun. Viimeiset kuukaudet olen myös antanut laaja-alaisesti lisäperehdytystä, jotta asiakaskokemus ja työn laatu kohtaisivat. Lisäperehdytys ei myöskään ole virheisiin puuttumista ja moittimista vaan työntekijän työn laadun kohentamista, kehittämistä ja pyrkimystä tukemaan työntekijää selviytymään työstään parhaalla mahdollisella tavalla. Toisinaan lisäperehdytyksen yhteydessä voidaan todeta tarvetta lisäkoulutukselle, mitä perehdytys ei kata.
Oppimisprosessia kuvataan yksilön sekä yhteisön kollektiivisena tiedon muutoksena, jossa yhdessä haasteiden ratkaiseminen lisää oppimista. (Heikkilä,2006.) Oppiminen tapahtuu siis aktiivisessa vuorovaikutuksessa, jossa tehdään tulkintoja sekä tehdään päätelmiä omien skeemojen kautta. Oppimisprosessiin vaikuttaa edellä mainittujen lisäksi substanssi sekä käsitys omasta ammatti-identiteetistä (Heikkilä,2006). Oman kokemukseni mukaan tärkeintä on halu oppia uutta sekä jakaa tietoa. Oppija nähdään aktiivisena toimijana oman oppimisen prosessissa (Heikkilä,2006.) Olen Heikkilän (2006) kanssa täysin samaa mieltä oppijan oma-aloitteisuuden tärkeydestä, kyselemällä ja varmistamalla mitä tehdään, miten ja miksi – toiminta korostuu varsinkin kokoonpano työssä, jossa opastajalle ei ole määritetty työn opastusta omaksi ajaksi, vaan opastus tehdään ns. oman työn lisänä. Sekä varmistaminen onko asian ymmärtänyt oikein ja onko omat tulkinnat tilanteessa riittävät ohjaavat oppijaa uuden oppimisessa työn kautta. Haastavaksi työssä oppimisen tekee implisiittinen, näkymätön kollektiivinen tieto, joka on työntekijöiden luomia toimintamalleja, jotka ovat muuttuneet normeiksi, joista on tullut itsestäänselvyyksiä. Tämä tieto on vaikeasti nähtävää sekä itsestään selvänä pidettyä. (Heikkilä,2006; Varila,2016.) Hiljaisella tiedolla on vahva sidonnaisuus organisaatiokulttuurin sekä sen kautta motivaation kanssa (Heikkilä,2006).
Perehdyttäminen alkaa Hyppäsen (2007) määritelmän mukaan toimenkuvan määrittämisenä jo rekrytointivaiheessa. Perehdytys muodostuu kokonaisuudesta, keskeisistä asioista, jotta työntekijä voi suoriutua hänelle annetuista työntehtävistä. Hyvä perehdytys pienentää virheiden ja laatupoikkeamien riskiä. Hyvä perehdytys nopeuttaa työntekijän mahdollisuutta päästä nopeasti työhön ja yhteisöön kiinni (Tossavainen, 2006). Perehdytys on aluksi kustannuserä organisaatiolle, mutta tulisi nähdä lisäarvoa tuottavana sijoituksena. Perehdytys ei myöskään ole tarkoitettu pelkästään uusille työntekijöille, vaan myös henkilöille, jotka vaihtavat työtehtäviä organisaation sisällä, palaavat esim. äitiyslomalta, pitkiltä lomilta yms. (Tossavainen, 2006.) malleja, Perehdytys on syytä tehdä laadukkaasti ja suunnitella jo ennakkoon. Tähän on olemassa erilaisia valmiita joita voi käyttää pohjana suunnitellessa omalle organisaatiolle perehdytyssuunnitelmaa. Suunnitelmassa olisi hyvä käydä selväksi organisaation arvot, historia ja yleinen yritysesittely. Fyysiset työtilat, ja välineet. Keskustelun runko työntekijän kanssa. Vastuu alueiden jako kenelle mikäkin osa perehdytyksestä kuuluu. Työkavereiden tutustuminen, työnopastus, joka on siis itse työhön ja siihen oleellisesti kuuluvien osien opastus ja perehdytys (Hyppänen, 2007.) Ohjeiden tulee ohjata ja parantaa realistisesti työtä (Kesti, 2013). Selvitys 6 työturvallisuudesta, tukihenkilö on myös hyvä olla näkyvänä. Perehdytysohjelma olisi syytä myös aikatauluttaa ja muistaa antaa perehdytykselle aikaa (Hyppänen, 2007.) ja järkevä ajoitus asioiden askelemaisen tiedon syventämisen kannalta. Mitä paremmin työntekijä saa aikaa sisäistää ja kysellä työhönsä liittyviä epäselvyyksiä ja mieleen nousevia kysymyksiä sitä paremmin hän sitoutuu työhön (Hyppänen 2007.) Perehdyttäminen kuuluu osaksi henkilöstön kehittämistä ja toimii vastavuoroisena oppimisväylänä (Tossavainen, 2006). Perehdytys tulee nähdä myös yhtenä osana työhyvinvointia ja sitoutumisen tekijänä. Sääntöjen, työturvallisuuden korostaminen auttaa sopeutumaan osaksi yhteisöä, joka taas madaltaa kynnystä epäselvissä tilanteissa kysyä muilta apua. Näin työntekijä kokee turvallista ja luottamuksellista tunnetta ja hänelle annetaan tukea oppia uutta. Perehdytystilanne on kummallekin osapuolelle jännittävä. Sillä kokemus riippuvuudesta ja epävarmuudesta on tilanteessa vahvana tunteena. Koska perehdytys ja opastamien ovat hyvin vahvasti vuorovaikutuksellisen viestinnän varassa, itse tilanteessa on syytä muistaa kiinnittää ja käydä läpi omia odotuksia, ennakkoluuloja ja arvojen vaikutusta omiin toimintatapoihin sekä opastettavana tai opastajana. Siksi onkin tärkeää, että perehdyttäjä /opastaja on itse motivoitunut tehtävään. Hänellä on riittävät sosiaaliset taidot sekä kokemusta opastettavasta työstä. Samoin olisi tärkeää, että perehdyttäjä/opastajalla olisi tieto-taitoa työtaidoista; alaistaidot, työyhteisötaidot, ymmärrys yrityskulttuurista, organisaatioin tavoitteista ja arvoista sekä strategiasta Perehdyttäjä /opastajat olisi hyvä nimetä ja päivittää heidän osaamistaan säännöllisesti. Onnistuneeseen perehdytykseen vaikuttaa aina työkaverit ja työyhteisö (Tossavainen, 2006). Perehdytys alkaa jo ennen ensimmäistä työpäivää. Viitala (2007) puhuu kokonaisvaltaisesta perehdyttämisestä. Tiedottaminen henkilön tulosta organisaatiolle jo etukäteen antaa heille aikaa vastaanottamiselle. Työntekijän perehdytys alkaa Viitalan (2007) mukaan jo valintavaiheessa. Se miten henkilö nähdään suhteessa organisaation yrityskulttuuria ja hänen sosiaaliset suhteensa ja käytänteensä ovat yhteydessä organisaation toiminta malleihin. Työntekijälle voidaan lähettää kotiin jo materiaalia ja esitteitä, tiedotteita, esitäytettäviä tervetuloa taloon-materiaaleja (Hyppänen 2006.) Kun ensimmäinen päivä on käsillä, on tärkeä muistaa ensivaikutelman luonti ja rauhallisen ilmapiirin luominen sekä konkretia. Opastamisessa on hyvä tosiaan olla esim. nimetty opastajatukihenkilö, joka syventää oppimista taitojen karttumisen mukaan ja antaa palautetta prosessin aikana edistymisestä. Sekä jakaa hiljaista tietoa ja kirjoittamattomia sääntöjä, jotka toimivat organisaatiossa (Hyppänen, 2006.) Sitoutumista voidaan vaikuttaa erilaisilla symboleilla esim yrityksen logolla varustettu muki, kynä ja heijastin luovat kuvaa yhteisöön kuuluvana osana. Sillä kokemus hyväksytyksi tulemisen tunteesta tärkeä (Tossavainen, 2006.)
Hyvä esimerkki matalan kynnyksen symbolisesta artefaktein toteutetusta sitouttamisesta oli Lidl.n esiin tuoma tervetuloa töihin- laatikko, jossa jaetaan tietoa yrityksestä, tarjotaan työntekijälle juomapullo, avainnauha sekä pieni suklaalevy. Asioita, joiden avulla voidaan saada tunne yhteisöllisyydestä, yhteenkuuluvuudesta, psykologisen perustarpeen täyttämisestä.
Miten siis teidän työpaikalla voitaisiin kiinnittää huomiota toimiviin prosesseihin, niiden kehittämiseen ja luoda tunne yhdessä tekemisestä?
